數字化辦公系統建設方案

1 系統介紹

數字化辦公系統是將傳統的辦公系統與移動互聯網及3D虛擬技術相互結合，共同為www.itccx.com打造的先進的管理辦公平臺。平臺以業務審批為主要依托，結合實際業務，落實人權，財權，事權三權管理，進行全程有效的業務跟蹤管理，對每一項工作流程的管理，從工作起始到結束每一項的環境做嚴格的把關、管控，并細化形成一套嚴密的動態監管體系。部門負責人、領導可以隨時隨地通過電腦、手機進行業務申報、審批、查看資金使用情況，了解工作進展動態。從項目立項開始到項目竣工，工程相關資料、費用支出隨工作進展進度隨時歸檔、避免資料、票據存放混亂、收集不及時、查找翻閱不便、利用率低等現象。

經過和信息部的深入討論交流，采用開發+集成，不做ERP類的工作流系統，因為企業業務特性 ，做的是建立工作流程的穿針引線，關注過程是否合理有效，系統是否能落實三權管理覆蓋公司內所有的工作。

建立我們的數字化辦公系統門戶，我們的數字化辦公系統作為數據驅動中心，驅動各個部門之間的部門級應用軟件。并創建協同矩陣，不同功能模塊中可以進行協同辦公數據處理。

協同矩陣+數據驅動中心的模式的優勢在于，系統的可擴展能力和系統的二次開發集成的便捷性，系統跟企業一起學習成長，不局限于辦公OA的定位，我們是一個開放包容的辦公系統。

2 系統架構

系統架構是整個系統的藍圖，直接關系系統穩定性、處理能力、拓展能力、用戶易用性等各個方面。根據國家關于信息系統建設的“信息資源開發利用為主線，整合資源，統籌規劃，建立信息共享和業務協同機制，促進應用系統的互聯互通和信息共享”的總體要求，及國家關于信息安全的相關規定

為系統建立如下系統架構：

3 系統流程

系統流程根據審批流程為主線，穿插覆蓋其他專業軟件模塊。

同時分成若干小流程，由小循環流程組成大循環流程。

3.1審批流程

通過事權管理為主線，發起合同事權、無合同采購事權、合同審批、合同付款、報銷、借款、沖抵借款審批、公文審批等。

通過審批主線，完成數據采集、匯總。系統根據三權交叉數據提供審批依據支撐。時時監控審批狀態實現環環相扣，滴水不漏。

3.2?資產流

資產流程分為：采購、入庫登記、領用、變更、維護、報廢。

采購流程和事權審批流程相關，采購事權通過后進入供應鏈管理的招標信息平臺中進行招標流程，合同審批等一系列流程后進行登記入庫。其他資產流程都需要相關的事權審批進行資產流程的運轉。

3.3 供應鏈流程

供應鏈流程的流程以反向審批通過后的工作流程。產品信息的建立需要通過相關審批后方可入庫作為供應鏈的產品庫數據。供應商的入選也需要經過審批后方可進入招標信息平臺查看招標信息。采購流程通過后進入招標信息發布流程后進行后續流程流轉。

3.4知識管理流程

知識管理流程以自身發起流程為主，結合日常工作中的相關數據為輔組成知識的整體流程。

4?系統核心功能

4.1審批管理

審批模塊可方便的與各個模塊的審核、審批、有效地結合，生成符合企業需求的各種業務管理系統。以工作流技術為核心開發項目管理系統的最大特點是系統具有高度的靈活性，可以按照企業的具體需求，快速靈活的配置各種業務流程，并且在用戶業務流程發生變化時，迅速的進行重組來滿足客戶需求。

審批為系統業務主線穿插各大功能模塊之間，作為系統的數據傳輸帶，形成業務的完整閉環。

系統特點：

l?申請人隨時可以通過手機發布申請，解決傳統紙質和OA辦公人必須要在電腦前才能發起申請的情況；

l?領導隨時隨地可以通過手機進行審批，查看申請人的事項，對于資金類的申請隨時可以查看申請的項目進展情況，項目預算，項目支付情況。對于超支項目進行提示；

l?財務人員根據領導審批完畢以后，進行支付，支付完畢進行歸檔。

4.2資產管理

資產全生命周期管理，系統可實現從資產的計劃、采購、安裝到資產的日常使用、維護、修理、改造，到資產變賣、清理、報廢的全過程管理。系統可對變動事項進行全面記錄，實現資產調撥、檢修維護、拆除更新等業務的變動全過程記錄，為資產的實物管理提供全面、及時的信息保障，為資產整個生命周期管理提供支持。

資產統一管理：系統可提供公司統一管理的資產目錄供各下級單位引用，對資產目錄的管理（增、刪、改）權限集中在省公司，實現資產的統一管理。系統要實現財務部門在此基礎上進行價值管理，并統一建帳，供所有相關部門查閱、統計、分析，保證在企業內所有涉及資產管理部門的資產信息是唯一的和及時的。在系統中通過共享此資產目錄，各下級單位在可以直接查詢、引用，確定資產的目錄名稱的同時確定該類資產的年折舊率、折舊年限和凈殘值率，并要根據資產目錄實現按資產的分類對數據進行歸集匯總，實現資產數據信息的分類核算、查詢、分析。日常管理 : 資產卡片管理、資產錄入、資產轉移、資產維修、資產借用、資產啟用、資產停用、 資產退出

1、日常管理 : 資產卡片管理、資產錄入、資產轉移、資產維修、資產借用、資產啟用、資產停用、 資產退出。

2、資產盤點 : 盤點單查詢、盤點單錄入、盤點匯總。

3、折舊管理 : 計提折舊、折舊月報、折舊年報、資產減值準備、資產價值重估、累計折舊明細

4、報表管理 : 分類明細統計報表、部門明細統計報表、新增資產統計報表、退出資產統計報表。

5、系統管理 : 操作員/權限、部門/人員信息、資產分類編碼、資產屬性信息。?

4.3知識管理

????知識管理可定義為，在企業中構建一個量化與質化的知識系統，讓企業中的資訊與知識，透過獲得、創造、分享、整合、記錄、存取、更新、創新等過程，不斷的回饋到知識系統內，形成永不間斷的累積個人與組織的知識成為企業智慧的循環，在企業組織中成為管理與應用的智慧資本，有助于企業做出正確的決策，以適應市場的變遷。一句話概括為：知識管理是對知識、知識創造過程和知識的應用進行規劃和管理的活動。

???現各部門的資料和知識零散不集中，我們建立知識沉淀庫作為我們的知識系統的數據基礎 ，創造，分享，整合，存取，更新，交流的通道解決知識孤島。

??資料歸檔

根據歷年項目，各部門，不同類型進行資料的整理歸類存檔。

??知識列表

員工和業務部門，創建，分享知識存入知識庫內，根據不同閱讀級別查閱。查詢功能。

??共享審核

發起人共享知識時，設置閱讀權限，然后部門負責人進行內容和權限審核。通過后發起成功。

??閱讀反饋

閱讀量統計，閱讀后的反饋查看。閱讀記錄，互動留言等。

??知識類型管理

知識的類型管理，管理員可以進行日常維護添加，類型設計為二級分類。

例：一級為：項目資料，公司制度，培訓資料，公告通知（需要審核），公文（獨立審核，需要反饋），技術資料，（已歸檔合同查詢）等。二級為：文檔，視頻，音頻，圖片等。

??閱讀權限管理

管理員設置管理不同閱讀級別，在知識共享時設置閱讀級別。

4.4供應鏈管理

通過投標管理模塊，使投標方建立簡潔明了的市場信息和投標清單條目，幫助用戶建立企業過往投標情況、企業投標資源信息資料庫等，并對它們進行管理和分析，為投標分析、投標報價和投標決策提供充分的輔助信息。

根據現有業務情況，采購和招標的信息和合同審批等相關數據沒有建立互通渠道。

所以我們首先，建立供應商和產品的入庫機制的建立。利用制度和信息化，管理利益相關者，產品信息。創建供應商和商品的評價機制和系統相結合。

??產品庫管理

產品信息的新建，編輯，停用，評價操作。每個產品的入庫需要走審批的流程，產品信息的變更操作都具有操作記錄。

??供應商管理

供應商信息的新建，編輯，停用，評價操作。每個供應商的入圍需要走審批的流程供應商信息的變更操作都具有操作記錄。

??招標信息管理

在數字化辦公系統中發起審批通過，可以直接進入招標信息，發布后展示在對外的招標信息平臺中。在招標信息生命期結束后，通過審批選擇對應的中標廠商，進入合同建立，合同審批環節。

??招標信息平臺

此平臺是針對供應商發布在外網展示的信息平臺。在供應商管理平臺中給供應商分配賬號或在平臺中注冊，注冊后通過審核即可使用，查看企業內部發布的招標信息，進行投標。供應商提供自己的郵箱或微信賬號，以便發布招標中標等信息時及時推送到供應商。

4.5合同管理

合同管理建立在審批管理的基礎之上；合同必須經過法人蓋章才能生效；資金必須經過法人審批才能支付；?

合同管理模塊的設計以“事權審批控制”的管理思想為指導，按照事權審批對合同進行全生命周期的管理；通過嚴格的合同管理流程，幫助企業控制合同費用，有效控制實際成本，為提高企業合同管理水平，降低經營風險提供支持。

4.6人力管理

???人力資源相關的信息（包括：組織規劃、招聘管理、人事在職離職檔案、員工履歷、勞動合同、獎懲管理、辦公用品、醫院保險、調動管理、培訓管理、績效管理、考勤管理、領導審批等）統一管理起來。

???人力資源部現有NC人力模塊上述大部分功能，此次開發需要和NC人力模塊集成并開發NC模塊中不方便使用和缺少的功能模塊。考核為重點。

4.7?BI商業智能

全面、快速、及時、正確的反映工程項目情況，系統提供豐富的報表，從不同的視角全方位反映項目的各類情況，為項目管理與決策人員提供分析決策的第一手資料。

系統提供權限管理機制，可以針對用戶權限設置用戶對報表的閱讀范圍，并且很好地解決了B/S架構軟件中報表的導出文件（WORD、EXCEL）以及打印等難題；可以定制各種工程表單、匯總表、臺帳、趨勢圖等各種豐富美觀的報表。使企業決策層以及主管部門能夠方便快捷的了解項目的實際進展情況，為制定各類項目決策提供高效支持，其中分析統計的內容和方式都是多種多樣的。

4.8三維虛擬檔案

??檔案數字化

對于項目管理形成的紙質物理檔案，通過數碼相機、掃描儀、高拍儀等設備進行數字化處理，形成電子影像檔案，與項目、合同、文件相關聯，并建立相關數據引擎。

??三維虛擬檔案查詢

三維虛擬檔案模塊利用三維仿真技術，形象逼真的模擬檔案館的真實場景，利用檔案存放位置三維坐標化，實現檔案查詢精確空間定位，智能查找定位檔案室、檔案柜以及所在的檔案柜精確位置（第幾排第幾列）。

ü?庫房真三維虛擬仿真；

ü?實現計算機電子檔案數據庫與實物檔案資料的一致管理，為各項業務處理系統提供信息來源、數據請求；

ü?檔案存放位置三維坐標化，實現了檔案查詢精確空間定位；

ü?電子檔案與物理檔案實現無縫鏈接；

ü?在查詢服務模塊中實現了各種文件格式的掛接；

ü?智能推薦索取號功能與擬上架空間預覽；

ü?基于三維裝箱算法的庫房智能調架；

ü?集成統計分析面板，實現庫房狀況概貌管理；

ü?庫房剩余空間智能規劃；

ü?虛擬與實景照片結合。

三維虛擬檔案庫

4.9移動辦公

工程項目涉及的組織繁雜，要保證項目進展順利必須保證參與項目建設的各組織間能有良好的溝通協調。

辦公自動化在工程企業信息系統中起著?“地基”的作用，實現的是企業最基本的辦公功能，如工作流審批、日常辦公管理等，通常被定位為企業信息化建設中的基礎工程。

通過計算機、平板電腦、手機、短信等方式，可實現審批人在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）、任何方式（Anyhow）的3A式現代化高效移動辦公。?提升辦公效率，加快辦事速度。解放傳統辦公模式對領導的要求和束縛。

功能特點：

2?實現工作流轉自動化，以工作流方式實現收發文件管理和各種日常業務自動流轉；

2?支持分布式的集團管理模式，支持多級組織結構；

2?具有操作簡單、表現完整的可視化工作流程自定義工具；

5技術體系

采用微軟的B/S三層體系結構，將整個業務應用劃分為：界面層（User Interface layer）、業務邏輯層（Business Logic Layer）、數據訪問層（Data access layer）。區分層次的目的即為了“高內聚低耦合”的思想。在軟件體系架構設計中，分層式結構是最常見，也是最重要的一種結構。

三層架構優點：

l?可以很容易的用新的實現來替換原有層次的實現，在后期擴展維護過程中可以實現快速系統更新。

l?有利于標準化開發，易于進行多平臺對接。

l?利于各層邏輯的復用，減少系統冗余代碼，增加運行效率。

l?結構更加的明確，便于進行平臺管理。

6產品開發平臺

辦公平臺基于最新的.net framework 4.5框架，采用C#語言結合SQLServer2012數據庫進行后端及PC端及平臺端產品，用objec-c開發ios端產品，用Java進行android端開發。采用WCF技術實現手機與電腦平臺互通，數據同步。

7系統功能設計

7.1系統管理

7.1.1部門信息管理

部門管理主要實現了www.itccx.com及下屬各單位的組織機構管理。該功能按照樹形的層次結構對各級部門進行登記，可以實現部門的設立、修改、停用等功能。

部門管理的數據可以來自編辦系統，同時也支持單位自定義，這樣既可以讓管理員隨時掌握哪些單位是編辦審批設立的、哪些單位是本機構虛擬或者臨時自建的，便于對部門進行整體管理。

7.1.2人員信息管理

人員管理是對企業所有人員的部分檔案信息管理（后期可逐步完善拓展為完整的檔案信息管理）。人員應按照實際情況隸屬于相應的部門，并可以對人員進行增加、修改、刪除、調轉等操作。

人員信息的數據同樣可以來NC人力檔案模塊的數據庫，并可在條件允許的情況下進行雙向數據同步。

7.1.3角色權限管理

按照通用的權限設計思路，用戶需要按照其不同的操作權限進行相應角色的劃分，不同的角色組具有不同的權限，用戶可隸屬于多個不同的權限組，從而保證系統登錄用戶可以在系統管理員統一的授權規則下使用系統。

角色初步可以分為：

1.個人用戶：所有企業員工；

2.部門領導用戶：部門領導在個人用戶的權限基礎上可以查看部門所有人員的崗位確認信息，也可以根據實際情況代其確認。

3.單位領導用戶：單位領導用戶可以對部門、人員進行整體的監管。單位領導根據集團的整體組織結構，按照上下層級進行逐層監管，集團的人事管理部門和領導可以查看下面所有單位、部門、人員的整體情況。

7.1.4系統用戶管理

系統用戶與人員信息有所不同，系統用戶是指能夠登錄系統的用戶，而人員信息僅指所有的人員基本信息數據。系統用戶同樣隸屬于相應的部門，同時需要分配到相應的權限組，方可正常登錄使用系統。

7.1.5系統參數管理

提供眾多的基礎數據配置，保證系統內各項數據的統一性與關聯性。如：設置合同類型、部門類型、知識類型等。

7.2項目管理系統

7.2.1項目創建

??管理員根據合同創建項目，并指定項目負責人，設置項目參與者，歸屬領導，設置完畢以后上報領導進行審批，領導同意以后項目設立成功。

7.3流程管理系統

7.3.1預設流程

??管理員可以根據事項進行流程設置，例如報銷流程，設定以后，員工填寫申請單，自動進入相關領導手中，領導審批完畢以后交與財務進行支付。

7.3.2自主流程

??對于一些無固定流程的事物，系統允許用戶進行自主設置，填寫申請以后，自主選擇領導進行審批，審批完畢以后進行歸檔。

7.4系統日志

記錄系統內，登陸，操作等一系列日志作為系統運行日志。